檔案庫房是檔案保管的重要場所,其建設、布局、環境條件和安全保衛等都要符合國家有關標準規范要求,詳細內容如下。
1.建設檔案室(庫)應當遵循安全、適用、經濟的原則,符合國家相關規定和標準。
2.檔案室(庫)的建筑面積和庫房面積,應當滿足檔案保管的需要。
4.檔案室(庫)的位置應符合防火、防盜、防高溫和防水等安全要求。
一、檔案庫房建設標準
1、庫房的建筑面積應滿足檔案保管的需要,并不得少于規定的庫房面積。
2、檔案庫房應按照《檔案室建設標準》(CJJ/T125-2006)、《電子文件管理規范》(GB/T18341-2008)等標準,設置與所保管檔案類別相適應的庫房、設備。
3、庫房地面應為水泥地面或木地板,墻面和頂棚應為淺色材料,室內應保持干燥通風。
4、檔案室(庫)應有消防設備,并符合《建筑設計防火規范》(GB 50016-2014)的規定。
5、檔案室(庫)應具備必要的照明、通風設備和監控系統,有條件的應設中央空調系統。
6、檔案室(庫)內設置的檔案密集架、檔案裝具等要符合安全要求,并有防火、防盜措施。
二、檔案密集架標準
1.檔案密集架采用優質冷軋鋼板精制而成,造型美觀大方,結構堅固耐用,安全可靠。
2.密集架采用雙列(或多列)排列,每列(或每排)載物面可達1200 mm,在不使用時可隨時將載物面調整至所需的尺寸。
3.密集架采用精密導軌,傳動靈活、平穩、安全可靠。
4.密集架采用精密鎖具、限位鎖、手動鎖緊裝置等,并設有安全保護裝置。
5.密集架配置雙電機驅動,具有自動鎖緊功能,確保架體安全牢固。
6.密集架采用獨立的控制系統和顯示系統,可對架體運行速度、載物情況進行實時監測,確保架體安全運行。
7.密集架配有標準的控制盒和指示燈,操作方便、快捷??梢詽M足對架體的自動化控制和管理要求。
三、檔案室配套設備標準
1.檔案室(庫)內應配置空調、消防器材、安全設施等,并保證安全有效。
2.檔案室(庫)內應配備檔案柜、密集架等檔案保管設備,并保持檔案柜備的整潔,不能有污跡和損壞。
4.檔案室(庫)內應配備符合檔案保密要求的計算機系統和辦公自動化設備。
5.檔案室(庫)內應當安裝防盜報警系統,應當采取有效措施,防止檔案受到盜竊,若發生盜竊案件,應當立即向當地公安機關報告,并積極協助調查處理。
6.檔案庫房應當配備防盜門窗、鎖具和保險柜等安全保衛設施。
7.檔案室內的溫度、濕度等環境條件應當符合國家標準,對于溫度的要求,一般是18~25℃,濕度為40%~70%(相對濕度);對于溫濕度的要求,一般是恒溫、恒濕、恒氧等,配備智能化的溫濕度環境監控系統。